Automatizacija poslovnih procesa

Šta to konkretno znači

Automatizacija zvuči kao nešto za velike sisteme, a u praksi je najisplativija upravo kod malih firmi — jer u maloj firmi taj ručni posao radi vlasnik ili jedan jedini administrativni radnik, i to na uštrb posla koji donosi novac.

Primjer: ponude i predračuni

Prije: svaka ponuda se kuca u Wordu, cijene se kopiraju iz Excela, pa se ručno šalje mail. Oko 40 minuta po ponudi, uz povremenu grešku u zbiru koju niko ne primijeti do fakture.

Poslije: odaberete stavke u formi, sistem sam izračuna, napravi PDF, pošalje ga klijentu i zavede u evidenciju. Oko 2 minute.

Ako pravite 20 ponuda mjesečno, to je oko 12 sati nazad — svaki mjesec, zauvijek.

Primjer: evidencija i izvještaji

Prije: podaci žive u tri Excel tabele koje niko ne sinhronizuje, mjesečni izvještaj se sklapa dan i po, a u folderu postoji izvjestaj_final_2_ZADNJE.xlsx.

Poslije: jedna baza kojoj svi pristupaju sa telefona, izvještaj se generiše sam prvog u mjesecu i stiže na mail.

Ostalo što se često automatizuje

• Fakture i podsjetnici za naplatu — sistem prati ko nije platio i šalje podsjetnik bez da neko mora da pamti.
• Termini i rezervacije — klijent bira slobodan termin sam, potvrda i podsjetnik idu automatski, telefon prestaje da zvoni zbog zakazivanja.
• Prijem upita — upiti sa sajta, Instagrama i maila slijeću na jedno mjesto umjesto da se gube po inboxima.
• Obrada dokumenata — ulazne fakture i otpremnice se čitaju automatski umjesto ručnog prekucavanja u tabelu.
• Izvještaji za knjigovođu — mjesečni paket podataka se priprema sam, u formatu koji knjigovođa traži.

Kako izgleda saradnja

1. Analiza procesa — besplatna. Sjednemo, pokažete mi kako sada radite. Ne treba nikakva priprema; najkorisnije je da vidim stvarne fajlove i stvarni tok posla.
2. Iskren nalaz. Kažem šta se realno može automatizovati, koliko bi to uštedjelo i — jednako važno — šta nema smisla dirati. Neki procesi su prerijetki ili premalo standardizovani da bi se isplatili.
3. Ponuda po fazama. Krećemo od jedne stvari koja najviše boli, ne od cijelog sistema odjednom. Tako vidite korist prije nego što potrošite veći budžet.
4. Izrada, obuka i podrška. Sistem se pravi, testira na vašim stvarnim podacima, a zatim vas i vaše ljude obučim da ga koristite.

Kada se automatizacija ne isplati

Reći ću vam i to, jer je dugoročno jeftinije nego da sami zaključite nakon šest mjeseci. Ne isplati se kada se proces mijenja svakih par sedmica, kada ga radite jednom mjesečno i traje petnaest minuta, ili kada bi automatizacija zahtijevala da prvo sredite podatke koji su u haosu — tada je prvi korak sređivanje podataka, ne softver.

Šta je sa postojećim programima koje već koristite

Rijetko treba mijenjati sve. Ako već koristite neki knjigovodstveni program ili alat koji radi svoj posao, cilj je da se novi dio poveže sa njim, a ne da ga zamijeni. Ako se ispostavi da se ne može povezati, i to je nalaz koji ćete čuti otvoreno.

Kad automatizacija preraste u sistem koji vaši ljudi koriste svakodnevno, to je već web aplikacija po mjeri — ista priča, samo veći obim.